Klient nie płaci faktury? Windykacja w Holandii (incasso) krok po kroku

Termin płatności: od czego wszystko się zaczyna

Termin płatności ustalasz z klientem w umowie lub na fakturze. Jeśli w transakcji między firmami nie ustalono terminu, zgodnie z holenderskim prawem obowiązuje termin 30 dni. Po jego upływie klient jest w zwłoce, a ty możesz zacząć proces windykacji.

Krok 1: przypomnienie o płatności

Zacznij od uprzejmego przypomnienia (betalingsherinnering). Czasem faktura po prostu zaginęła albo trafiła do niewłaściwej osoby. Krótki telefon lub e-mail często wystarczy, żeby pieniądze wpłynęły na konto.

Krok 2: wezwanie do zapłaty

Jeśli przypomnienie nie działa, wysyłasz formalne wezwanie do zapłaty (aanmaning lub sommatie). Zasady zależą od tego, kim jest dłużnik:

• Klient prywatny (konsument). Zanim doliczysz koszty windykacji, musisz wysłać tzw. 14-dniowe wezwanie (veertiendagenbrief). Dłużnik ma w nim 14 dni na zapłatę, liczonych od dnia po otrzymaniu pisma. W piśmie musisz też podać, ile wyniosą koszty, jeśli nie zapłaci w terminie.
• Klient firmowy. Koszty windykacji należą się po upływie terminu płatności, bez dodatkowego wezwania. Wezwanie warto jednak wysłać, bo często przyspiesza zapłatę.

Ile wynoszą koszty windykacji?

Koszty windykacji pozasądowej (buitengerechtelijke incassokosten) liczy się według ustawowej skali procentowej od kwoty długu. Minimalna kwota to 40 euro. Dla wyższych kwot stosuje się stawki malejące:

• 15% od pierwszych 2500 euro,
• 10% od kolejnych 2500 euro,
• 5% od kolejnych 5000 euro,
• 1% od kolejnych 190 000 euro,
• 0,5% od nadwyżki, maksymalnie 6775 euro.

Do tego dochodzą odsetki ustawowe. W transakcjach między firmami jest to wyższa stawka odsetek handlowych (wettelijke handelsrente), a w przypadku konsumentów zwykłe odsetki ustawowe (wettelijke rente).

Krok 3: ugoda albo rozłożenie na raty

Gdy dłużnik reaguje, ale nie może zapłacić całości od razu, często najlepszym rozwiązaniem jest ugoda lub plan spłaty w ratach. Ważne, żeby wszystkie ustalenia potwierdzić na piśmie.

Krok 4: sprawa w sądzie

Jeśli dłużnik nie płaci mimo wezwań, ostatnim krokiem jest sąd. Sprawy o kwoty do 25 000 euro rozpatruje sąd rejonowy (kantonrechter). Po wyroku egzekucją zajmuje się komornik (deurwaarder).

Jak zapobiegać niezapłaconym fakturom?

• Ustal jasne warunki płatności w umowie i na fakturze.
• Przed dużym zleceniem sprawdź klienta w KvK.
• Przy większych projektach poproś o zaliczkę lub płatności etapami.
• Wysyłaj przypomnienia od razu po upływie terminu, a nie po kilku miesiącach.

Jak pomagamy w windykacji?

Windykacja należności to jedna z naszych specjalności. Prowadzimy cały proces incasso, od jednej faktury po wiele zaległych płatności. Przygotowujemy wezwania do zapłaty, liczymy koszty i odsetki oraz kontaktujemy się z dłużnikiem w twoim imieniu. Ty oszczędzasz czas i nerwy, a my pilnujemy, żeby wszystko odbyło się zgodnie z przepisami.

Najczęstsze pytania

Kiedy mogę doliczyć koszty windykacji?

W przypadku firm po upływie terminu płatności. W przypadku konsumentów dopiero po bezskutecznym 14-dniowym wezwaniu.

Czy mogę odzyskać pieniądze od klienta w Polsce?

Tak, choć procedura wygląda wtedy inaczej. Opisz nam swoją sytuację, a powiemy, jakie masz możliwości.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie zastępuje porady prawnej w konkretnej sprawie.